Tổ chức sự kiện không còn là khái niệm xa lạ với bất kỳ ai. Mỗi sự kiện, khi được tổ chức, đều nhằm phục vụ một mục đích nhất định của cá nhân và doanh nghiệp. Những sự kiện này có thể đa dạng về loại hình và quy mô. Chúng có thể là sự kiện cá nhân như sinh nhật, đám cưới, đến sự kiện doanh nghiệp như hội nghị, triển lãm, hoặc sự kiện công cộng như lễ hội, hội chợ, hòa nhạc. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Có những hình thức tổ chức sự kiện nào? Hãy cùng chúng tôi khám phá các loại hình sự kiện phổ biến qua bài viết sau.
Tổ chức sự kiện là gì?
Theo nguồn tin từ KJC, tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là quá trình triển khai một chương trình, sự kiện từ khâu lên ý tưởng, xây dựng và hoàn thiện. Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các bước từ lên ý tưởng, viết kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang dần phát triển mạnh mẽ, bởi các doanh nghiệp đang dần nhận thức được tầm quan trọng của sự kiện trong truyền thông, quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ.
Trong tiếng Anh, tổ chức sự kiện được gọi là Quản lý sự kiện hoặc Tổ chức sự kiện. Nó được hiểu là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một hoạt động diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Mục tiêu là tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải thông điệp, thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng cho người tham dự.
Đây có thể là những hoạt động quan trọng được giới truyền thông chú ý như World Cup, Đại hội thể thao Đại dương, cuộc thi hoa hậu, v.v. Hoặc cũng có thể là những sự kiện mang ý nghĩa cá nhân và gia đình, liên quan đến đời sống và phong tục tập quán hàng ngày như: đám cưới, sinh nhật, lễ tốt nghiệp, tiệc chia tay, tiệc cuối năm, v.v. Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và tiếp thị: hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm, lễ khai mạc, triển lãm, buổi ra mắt phim, v.v.
Đặc điểm của tổ chức sự kiện:
- Tính mục tiêu: Mỗi sự kiện có mục đích rõ ràng, như ra mắt sản phẩm, kỷ niệm cột mốc, hoặc gây quỹ từ thiện.
- Tính tương tác: Khuyến khích sự tham gia của khán giả, từ trực tiếp tại chỗ đến tương tác trực tuyến qua livestream hoặc hashtag.
- Tính tạm thời: Sự kiện thường diễn ra trong thời gian ngắn, từ vài giờ đến vài ngày.
- Tính đa dạng: Có nhiều loại hình, phù hợp với các ngành nghề và mục đích khác nhau.
Các loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay
Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng,… là những thành phố lớn thường xuyên tổ chức sự kiện. Hàng tháng, tại đây diễn ra hàng trăm sự kiện lớn nhỏ với nhiều hình thức và lĩnh vực khác nhau. Quy mô của các sự kiện này có thể dao động từ vài chục đến hàng nghìn người. Tổ chức sự kiện, ngoài việc quảng bá sản phẩm, thương hiệu, còn là cơ hội gặp gỡ, hợp tác và đầu tư. Chính vì vậy, các loại hình sự kiện ngày nay cũng rất đa dạng để đáp ứng nhu cầu của các nhà tổ chức. Có thể kể đến một số loại hình như lễ kỷ niệm, khai trương, ra mắt sản phẩm, thương hiệu, chào đón đại biểu, lãnh đạo,…
Theo như những người quan tâm đến sự kiện KJC cho biết, có nhiều loại hình tổ chức sự kiện. Dựa trên tính chất của sự kiện, có thể chia thành các loại sau:
- Tổ chức sự kiện doanh nghiệp: Lễ động thổ/xây dựng, lễ khánh thành, lễ khai trương…
- Tổ chức sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm , sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc cuối năm, tiệc giao thừa, v.v.
- Tổ chức các sự kiện giáo dục: hội nghị, hội thảo, khai giảng, lễ tốt nghiệp, v.v.
- Tổ chức các sự kiện quảng cáo và tiếp thị: sự kiện ra mắt sản phẩm, triển lãm, hội chợ, chợ phiên, khai trương, sự kiện thời trang, tiếp thị, ra mắt phim…
- Tổ chức các sự kiện thể thao và giải trí: lễ hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, v.v.
Cách phân loại các hình thức tổ chức sự kiện
Sự kiện có nhiều loại hình khác nhau tùy thuộc vào mục đích. Chính vì vậy, mọi người thường phân loại hình thức tổ chức sự kiện để dễ dàng lựa chọn loại hình phù hợp với nhu cầu và mong muốn của thương hiệu. Dưới đây là một số cách phân loại hình thức sự kiện mà bạn và công ty có thể tham khảo.
Dựa trên địa điểm tổ chức sự kiện
Với những tiêu chí phân loại này, bạn có thể phân loại địa điểm tổ chức sự kiện thành địa điểm trong nhà và địa điểm ngoài trời. Mỗi địa điểm sẽ có cách chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị, máy móc và điều phối hoạt động khác nhau.
Dựa trên mục tiêu sự kiện
Có thể được phân loại thành sự kiện trang trọng (sự kiện mang tính thông thường và có xu hướng trang trọng hơn) hoặc sự kiện doanh nghiệp (sự kiện chủ yếu nhằm mục đích quảng bá thương hiệu).
Dựa trên bản chất của sự kiện
Mỗi loại sự kiện đều có những đặc điểm riêng. Mỗi loại có một màu sắc riêng biệt phục vụ cho từng mục đích của sự kiện. Các sự kiện phổ biến bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, ra mắt dịch vụ
- Họp báo, hoạt động thông cáo báo chí
- Sự kiện gây quỹ, chương trình từ thiện
- Cơ hội triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Lễ hội, lễ kỷ niệm, ngày kỷ niệm…
- Sự kiện văn hóa
- Sự kiện khai trương và khánh thành
- Hội thảo, hội nghị thảo luận
- Cơ hội xây dựng nhóm, hoạt động trải nghiệm…
Tác động của các loại hình sự kiện
- Đối với doanh nghiệp: Sự kiện doanh nghiệp và giáo dục giúp quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng và xây dựng quan hệ đối tác. Ví dụ, CES 2025 giúp Samsung ra mắt dòng TV mới, tăng doanh thu và nhận diện thương hiệu.
- Đối với cộng đồng: Sự kiện văn hóa, từ thiện và cá nhân tạo cơ hội giao lưu, nâng cao nhận thức và gắn kết cộng đồng. Ví dụ, VnExpress Marathon không chỉ gây quỹ mà còn thúc đẩy lối sống lành mạnh.
- Đối với cá nhân: Sự kiện cá nhân và giáo dục mang lại trải nghiệm cá nhân hóa, giúp kỷ niệm cột mốc hoặc nâng cao kỹ năng. Ví dụ, một lễ cưới được tổ chức tốt tạo kỷ niệm đáng nhớ, trong khi hội thảo giúp cá nhân phát triển sự nghiệp.
Trên đây là các loại hình sự kiện phổ biến hiện này mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích nhất.
