Hiệu suất công việc là thước đo quan trọng phản ánh mức độ hiệu suất của nhân viên so với kỳ vọng đã đặt ra. Trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi, việc duy trì và cải thiện hiệu suất không chỉ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược mà còn góp phần tạo ra văn hóa làm việc tích cực, thúc đẩy đổi mới và tăng trưởng bền vững. Vậy hiệu suất công việc là gì? Bài viết này xem xét khái niệm hiệu suất, các yếu tố ảnh hưởng, phương pháp đánh giá hiệu quả và chiến lược giúp doanh nghiệp liên tục cải thiện chỉ số này.
Hiệu suất công việc là gì?
Theo KJC, hiệu suất công việc là một chỉ số quan trọng được sử dụng để đánh giá hiệu quả và tốc độ làm việc của một cá nhân hoặc nhóm. Nó cho biết mức độ thành công của một nhiệm vụ, được đo lường bằng kết quả đạt được và nguồn lực đã sử dụng.
Hiệu suất hiệu quả: Mặc dù thường bị nhầm lẫn, nhưng hiệu suất khác với năng suất.
- Hiệu quả tập trung vào việc “làm đúng việc”, tức là sử dụng ít nỗ lực nhất để đạt được mục tiêu. Nhân viên hiệu quả đạt được mục tiêu nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc.
- Hiệu suất tập trung vào việc “làm đúng việc”, nghĩa là nhân viên thực hiện tốt công việc của mình và đóng góp cho công ty vượt xa các mục tiêu đã đề ra.
Công thức hiệu quả thường được biểu thị như sau: Hiệu quả = Sản lượng đạt được / Chi phí bỏ ra. Sản lượng có thể bao gồm doanh số, khối lượng thành phẩm, sự hài lòng của khách hàng, v.v., trong khi chi phí bao gồm nguồn nhân lực, vật tư, thời gian và các nguồn lực khác. Hiệu quả càng cao, sản lượng đạt được càng lớn và chi phí bỏ ra càng thấp.
Tầm quan trọng của hiệu suất công việc
Việc xem xét và cải thiện hiệu suất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hiện nay và trong tương lai.
- Hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh: Nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Hiệu suất làm việc kém của nhân viên có thể làm giảm doanh thu và ảnh hưởng đến sự gắn kết với khách hàng, ngay cả khi sản phẩm là một khoản đầu tư xứng đáng. Mặt khác, nguồn nhân lực hiệu quả giúp công ty sinh lời nhiều hơn và phát triển thuận lợi hơn.
- Mang lại trải nghiệm khách hàng tốt: Nhân viên là những người tương tác trực tiếp với khách hàng. Hiệu suất làm việc của họ có tác động rất lớn đến trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ, dịch vụ khách hàng kém có thể dẫn đến tình trạng khách hàng rời bỏ dịch vụ.
- Góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực: Hiệu suất làm việc của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa tổ chức. Nhân viên năng suất cao sẽ ảnh hưởng tích cực đến đồng nghiệp và đồng nghiệp, thúc đẩy văn hóa tổ chức tích cực và tăng cường sự đoàn kết.
- Hiệu quả sử dụng tài nguyên: Hiệu quả cao cho phép nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn trong thời gian ngắn hơn, do đó tiết kiệm đáng kể chi phí lao động và thời gian.
- Giúp công ty đạt được mục tiêu: Những nhân viên có hiệu suất cao thường nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu đã đề ra, giúp toàn bộ công ty cùng nhau đạt được mục tiêu.
- Công cụ đo lường hiệu suất và phát triển: Các chỉ số hiệu suất, chẳng hạn như KPI, được sử dụng để đánh giá sự phát triển và hiệu suất của nhân viên, giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định về lương thưởng và giúp nhân viên nhận ra khả năng của mình.
- Tạo ra văn hóa làm việc tích cực cho toàn nhóm: Những nhân viên giỏi có hiệu suất làm việc cao sẽ đóng vai trò là người tạo điều kiện, người tạo ra sự thay đổi và đạo đức làm việc tích cực cho toàn nhóm.
Cách đánh giá hiệu suất của nhân viên
Đánh giá hiệu suất là một bước quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là năm phương pháp đánh giá hiệu suất thường được sử dụng:
Đánh giá 360 độ
Không giống như các phương pháp truyền thống chỉ có người quản lý đánh giá cấp dưới, đánh giá 360 độ tập trung vào việc thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như:
- Người đánh giá lãnh đạo và quản lý
- Quản lý và giám sát cấp dưới
- Tự đánh giá của nhân viên
- Các đồng nghiệp kiểm tra lẫn nhau
- Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên để kiểm tra.
Đánh giá đa chiều này cung cấp cho doanh nghiệp góc nhìn khách quan hơn. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về điểm mạnh của từng cá nhân, đồng thời thúc đẩy tính minh bạch và văn hóa trách nhiệm trong tổ chức.
Sử dụng thang đo để đo
Khi sử dụng thang đánh giá, người quản lý sử dụng một bộ tiêu chí và sau đó chấm điểm cho từng tiêu chí để đo lường hiệu suất của nhân viên.
Những lợi ích:
- Kết quả cuối cùng sẽ hoàn chỉnh và có mục đích.
- Kết quả có thể được đánh giá dễ dàng, cho phép người quản lý đưa ra các khuyến nghị cụ thể để cải thiện.
- Vận hành đơn giản và nhanh chóng, không cần tốn nhiều tiền bạc và thời gian.
Điểm yếu:
- Cách tiếp cận như vậy đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng đánh giá cao.
- Phương pháp này chỉ phù hợp với những người quản lý đã từng làm việc và tiếp xúc trực tiếp với nhân viên.
Phương pháp tiếp cận OKR
OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một phương pháp đo lường hiệu suất dựa trên việc đạt được các kết quả then chốt so với mục tiêu đã đề ra. Một bảng điểm hợp lệ như sau:
- 0 điểm: Bạn không đạt được mục tiêu đã đề ra.
- 0,6 – 0,7 điểm: Mục tiêu đang đến.
- Vấn đề 1: Đạt được mục tiêu một cách thành công
Phương pháp này giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu và kết quả của mình. Nhiều công ty lớn như Google, Intel, YouTube và Amazon cũng đã áp dụng thành công phương pháp này.
Quản lý theo mục tiêu (MBO)
Quản lý theo Mục tiêu (MBO) tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên và đánh giá hiệu suất của họ dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đó. Không giống như OKR, MBO thường được đánh giá định kỳ vào cuối năm và tập trung vào thành tích cá nhân hơn là kết quả chung của toàn tổ chức.
Thang đánh giá dựa trên hành vi (BARS)
Tin tức từ XX88 KJC cho biết, BARS (Thang đo Đánh giá Dựa trên Hành vi) là phương pháp kết hợp đo lường định tính và định lượng. BARS sử dụng hành vi thực tế làm thước đo hiệu suất, thay vì chỉ dựa vào số liệu. Phương pháp này đánh giá hiệu suất của nhân viên, phản ánh chính xác kỹ năng và thái độ của họ đối với công việc.
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến hiệu quả công việc
Hiệu suất bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố, bao gồm:
- Công việc: Bản chất, mức độ phức tạp và tính phù hợp của công việc với kỹ năng công việc.
- Hành vi ngoài công việc: Các hoạt động diễn ra ngoài mô tả công việc chính thức (ví dụ: đào tạo nhân viên mới).
- Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp, cả bằng văn bản và lời nói.
- Thành tích cá nhân: Thể hiện sự nỗ lực và cam kết làm việc.
- Kỷ luật: Mức độ tuân thủ quy định và giờ làm việc
- Hợp tác: Khả năng phối hợp và làm việc cùng với đồng nghiệp.
- Lãnh đạo: Ở vị trí quản lý, bạn phải có khả năng phối hợp, phân công và thúc đẩy nhóm.
- Hỗ trợ: Mức độ hỗ trợ từ các phòng ban khác và nguồn lực của công ty.
- Nơi làm việc: Tác động đến tinh thần, động lực và hiệu suất
- Quy trình làm việc: Các quy trình rõ ràng và minh bạch giúp nhân viên biết cách hoàn thành công việc của mình.
- Công cụ và vật liệu hỗ trợ: Đảm bảo bạn có đủ công cụ cần thiết cho công việc.
- Sự gắn kết và cam kết của nhân viên: tác động trực tiếp đến năng suất và chất lượng công việc.
- Kỹ năng, chuyên môn và năng lực của nhân viên: Nền tảng cho hoạt động thành công.
- Chính sách chăm sóc và phúc lợi: Tác động đáng kể đến động lực và cam kết
- Vấn đề tài chính cá nhân: Có thể gây căng thẳng và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
- Yếu tố tâm lý: Sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như căng thẳng có thể làm giảm hiệu suất công việc.
- Sử dụng công nghệ: Việc thiếu hoặc chậm trễ trong việc sử dụng công nghệ có thể cản trở hiệu suất công việc.
Mẹo cải thiện hiệu quả hiệu suất công việc
Việc cải thiện hiệu suất đòi hỏi nỗ lực từ cả cá nhân và tổ chức.
Đối với cá nhân
- Ưu tiên: Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất trước để duy trì mức năng lượng và năng suất.
- Lên kế hoạch cho ngày/tuần: Tạo một kế hoạch chi tiết, bao gồm cả kế hoạch dự phòng, để đảm bảo công việc của bạn đi đúng hướng và tối đa hóa năng suất.
- Nhóm các nhiệm vụ tương tự: Tổ chức các nhiệm vụ hoặc khu vực tương tự lại với nhau để giảm sự trùng lặp và tăng hiệu quả.
- Đặt ra thời hạn: Tạo áp lực tích cực để tăng tốc độ và tập trung hoàn thành nhiệm vụ.
- Bắt đầu từ chính bạn: Hãy làm việc chăm chỉ để đạt hiệu quả và đóng góp vào hiệu quả chung cũng như sự phát triển cá nhân.
- Áp dụng Kỹ thuật Pomodoro: Tập trung cao độ trong 25 phút, sau đó nghỉ giải lao ngắn 3-5 phút. Lặp lại phương pháp này để tăng năng suất và duy trì sự tập trung.
- Làm từng việc một: Tập trung vào từng việc một để đạt hiệu quả cao nhất.
- Ưu tiên các nhiệm vụ theo sơ đồ Eisenhower, chia nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng và không khẩn cấp, không quan trọng và khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp để quản lý hiệu quả.
- Nghỉ ngơi hợp lý: Nghỉ ngơi ngắn có thể giúp duy trì sự tập trung và phục hồi sức khỏe thể chất cũng như tinh thần.
- Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo: Tập trung vào việc hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt, sau đó lập kế hoạch phù hợp dựa trên phản hồi.
- Sử dụng Quy tắc 2 phút: Hoàn thành nhanh chóng các nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút để tránh trì hoãn và xây dựng thói quen tốt.
- Tự đánh giá và công nhận thành tích: Giúp suy ngẫm, học hỏi từ kinh nghiệm và tự thúc đẩy bản thân.
- Sử dụng nguyên tắc SMART khi đặt mục tiêu: Mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có giới hạn thời gian.
- Chăm sóc sức khỏe: Ngủ đủ giấc, ăn uống đúng cách, tập thể dục thường xuyên và giảm căng thẳng.
- Rút kinh nghiệm từ những sai lầm và cải thiện kỹ năng: Phân tích nguyên nhân gây ra sai lầm, xem lại thông tin mới và luyện tập thường xuyên để cải thiện kỹ năng.
- Cải thiện môi trường làm việc: Cung cấp ánh sáng, thông gió và khu vực làm việc thoải mái.
Đối với tổ chức/người quản lý
- Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hiệu suất: Xác định nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: thiếu đào tạo, các yếu tố bên ngoài, thiếu mục tiêu rõ ràng, thiếu nhận thức) mà bạn cần giải quyết ngay lập tức.
- Khuyến khích sự tham gia và giao tiếp tích cực của nhân viên: Giao tiếp rõ ràng và phản hồi thường xuyên giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng cụ thể và kế hoạch cải tiến.
- “Xây dựng” một nơi làm việc tích cực: Tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được coi trọng và thúc đẩy sự gọn gàng, sạch sẽ tại nơi làm việc.
- Đào tạo kiến thức và kỹ năng liên tục: Đào tạo liên tục giúp nhân viên cập nhật kiến thức, phát triển kỹ năng và duy trì động lực để cải thiện.
- Sử dụng công nghệ tại nơi làm việc: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ (phần mềm quản lý, máy tính mới, nền tảng đám mây, công cụ cộng tác) có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và cải thiện năng suất.
- Quản lý hiệu suất liên tục: Thường xuyên xem xét, theo dõi, đặt mục tiêu và đánh giá hiệu suất để tạo ra những thay đổi kịp thời và thúc đẩy tăng trưởng.
- Xây dựng Văn hóa Chính trực: Trao quyền tự chủ cho nhân viên và định hướng rõ ràng về vai trò của họ trong sự phát triển của công ty.
- Ghi nhận thành tích của nhân viên: Khen ngợi và thưởng cho nhân viên kịp thời để khuyến khích và hỗ trợ tinh thần của nhân viên.
- Cho phép làm việc linh hoạt/từ xa: Đảm bảo nhân viên biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình, nhưng có thể làm việc ở bất cứ đâu và khi nào họ cảm thấy hiệu quả nhất.
- Tạo sự đa dạng trong công việc cho nhân viên: Giúp nhân viên tránh sự nhàm chán và phát triển kỹ năng bằng cách làm việc độc lập hoặc theo nhóm.
Hiệu suất công việc là gì? Đây là một thước đo chiến lược thể hiện mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra. Việc cải thiện hiệu suất không chỉ là trách nhiệm của cá nhân mà còn đòi hỏi sự đầu tư, quản lý doanh nghiệp một cách có hệ thống và liên tục. Sử dụng các phương pháp đánh giá chính xác, kết hợp với các mẹo cải thiện hiệu suất của nhân viên và tổ chức, cho phép doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh và hiệu quả, dẫn đến tăng trưởng vượt bậc và bền vững trong một thị trường cạnh tranh cao.
