Vị trí nhân viên thu mua không chỉ đơn giản là tìm kiếm và đặt mua sản phẩm. Đây là một công việc quan trọng, đòi hỏi quy trình bài bản, chiến lược và kỹ năng chuyên môn cao, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhân viên thu mua là gì, công việc họ đảm nhiệm, các kỹ năng cần có và nhu cầu tuyển dụng hiện nay.
Nhân viên thu mua là gì?
Theo KJC, nhân viên thu mua (Procurement Staff) hay còn gọi là nhân viên mua hàng, là người chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đặt mua sản phẩm, dịch vụ, nguyên vật liệu đầu vào cho công ty. Vai trò của họ là đảm bảo quá trình sản xuất, vận hành và kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đồng thời tối ưu chi phí, nâng cao lợi nhuận.
Mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị sản xuất kinh doanh, đều cần nhân viên thu mua chuyên nghiệp để đảm bảo nguồn cung ổn định, chất lượng và giá thành hợp lý. Người làm nghề này cần có kỹ năng lập kế hoạch, phân tích giá trị, đàm phán, quản lý hợp đồng, thanh toán và xử lý các tình huống phát sinh.
Mô tả công việc của nhân viên mua hàng
Theo tham khảo từ những người tham gia liên hệ KJC, nhân viên thu mua phải đảm bảo nguyên vật liệu và hàng hóa được cung cấp đúng lúc, đúng chất lượng, đồng thời tối ưu chi phí và lợi ích cho công ty. Công việc bao gồm nhiều khâu từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, kiểm tra và quản lý hợp đồng. Dưới đây là mô tả chi tiết các nhiệm vụ chính.
Công việc chung của nhân viên thu mua
Lập kế hoạch mua hàng
- Tiếp nhận nhu cầu mua hàng từ các bộ phận và xác định sản phẩm cần mua, các yêu cầu về chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Lập bảng kế hoạch mua hàng, ưu tiên các đơn hàng quan trọng, đảm bảo đáp ứng quy trình vận hành và sản xuất.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Nhân viên thu mua cần đánh giá nhà cung cấp hiện tại, đồng thời tìm kiếm các đối tác mới để đảm bảo giá cả và chất lượng cạnh tranh.
- Lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
- Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp (giá, chất lượng, dịch vụ, thời gian giao hàng).
- Yêu cầu báo giá, so sánh và đề xuất các lựa chọn tốt nhất cho cấp trên.
- Lưu trữ thông tin nhà cung cấp và đánh giá định kỳ.
Tiến hành thu mua
- Ký hợp đồng và thỏa thuận các điều khoản với nhà cung cấp.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa.
- Hợp tác với các bộ phận kế toán, kho bãi để thanh toán, bảo quản và nhập kho.
- Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình mua hàng.
Công việc nhân viên mua hàng nội địa
- Lên kế hoạch thu mua dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Phân tích thị trường nội địa, giá cả và chất lượng sản phẩm.
- Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp và thương lượng các điều khoản hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, xử lý sự cố, kiểm tra hàng hóa và nghiệm thu nhập kho.
- Quản lý công nợ, thanh toán nhà cung cấp và cập nhật thông tin kho hàng.
- Lập báo cáo, đánh giá hiệu quả mua hàng và cải thiện quy trình.
Công việc nhân viên mua hàng quốc tế
- Xác định tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa nhập khẩu.
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp quốc tế uy tín.
- Đàm phán hợp đồng, phiên dịch và phối hợp thủ tục hải quan.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và xử lý các phát sinh.
- Duy trì quan hệ đối tác quốc tế, thanh toán và giải quyết tranh chấp nếu có.
- Lập báo cáo chi tiết về công việc xuất nhập khẩu cho cấp trên.
Kỹ năng cần có của nhân viên thu mua
Để thực hiện hiệu quả công việc thu mua, nhân viên cần có bộ kỹ năng đa dạng, từ phân tích, quản lý thời gian, giao tiếp đến quản lý tài chính và quan hệ đối tác.
Khả năng phân tích và đánh giá
Phân tích nhu cầu mua hàng, so sánh giá và đánh giá chất lượng nhà cung cấp giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Quản lý thời gian và chịu áp lực
Nhân viên thu mua thường phải xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, đáp ứng KPI và giải quyết tình huống phát sinh. Khả năng quản lý thời gian tốt và chịu áp lực là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành công việc đúng hạn.
Sự tỉ mỉ và tổ chức
Khả năng tổ chức giúp theo dõi hợp đồng, hóa đơn, hàng tồn kho và các tài liệu mua hàng một cách chính xác, tránh nhầm lẫn, đảm bảo hiệu quả vận hành.
Hiểu biết về hàng hóa và giá cả thị trường
Hiểu rõ đặc điểm kỹ thuật, nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng và giá cả thị trường là nền tảng để đàm phán hiệu quả, mang lại giá tốt và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Lên kế hoạch thu mua
Lập kế hoạch mua hàng chi tiết giúp điều phối tiến độ, tối ưu chi phí và giảm rủi ro trong quá trình mua sắm.
Quản lý tài chính, hóa đơn và thanh toán
Quản lý ngân sách, hóa đơn và thanh toán giúp nhân viên thu mua sử dụng nguồn lực hiệu quả, kiểm soát chi phí, giảm rủi ro và tăng khả năng sinh lời cho doanh nghiệp.
Giao tiếp và đàm phán
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán giúp đạt được mức giá và điều khoản hợp đồng có lợi, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác.
Phát triển và quản lý mối quan hệ
Quản lý quan hệ nhà cung cấp ổn định nguồn cung, thuận lợi trong đàm phán và giảm rủi ro xung đột.
Quản lý hợp đồng, theo dõi vận chuyển và xử lý sự cố
Quản lý hợp đồng và theo dõi vận chuyển giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, hạn chế hỏng hóc và mất mát. Kỹ năng xử lý sự cố giúp giải quyết phát sinh nhanh chóng, tiết kiệm chi phí.
Yêu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng
Nhân viên thu mua thường được tuyển dụng từ các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Logistics hoặc Ngoại ngữ thương mại. Kinh nghiệm từ 1-3 năm ở vị trí tương đương là lợi thế.
- Am hiểu hàng hóa và giá cả thị trường
- Lập kế hoạch và quản lý mua hàng
- Quản lý tài chính, hóa đơn và thanh toán
- Giao tiếp, đàm phán và phát triển quan hệ
- Quản lý hợp đồng, vận chuyển và xử lý sự cố
- Sáng tạo, cập nhật xu hướng và thị trường
- Có năng khiếu kinh doanh và kỹ năng thương thuyết
Mức lương nhân viên thu mua
Mức lương nhân viên thu mua phụ thuộc vào kinh nghiệm, cấp bậc và quy mô doanh nghiệp. Thông thường, nhân viên thu mua mới ra trường nhận khoảng 8-12 triệu đồng/tháng, nhân viên có kinh nghiệm 2-5 năm từ 12-20 triệu đồng/tháng, còn cấp quản lý có thể đạt 25-40 triệu đồng/tháng hoặc hơn.
Nhân viên thu mua là gì? Nhân viên thu mua là một vị trí chiến lược trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung, kiểm soát chi phí và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Với nhu cầu nhân lực cao và cơ hội nghề nghiệp rộng mở, đây là lựa chọn hấp dẫn cho những ai muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực logistics, quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm doanh nghiệp.
